Dados em tempo real: o que acompanhar durante a operação do evento

A diferença entre transacionado e consumido

Antes de olhar qualquer gráfico, vale entender os dois números principais do painel, porque a relação entre eles muda conforme o modelo do evento. Ler isso errado leva a conclusão errada.

No modelo ficha, o total transacionado e o total consumido tendem a ser iguais, porque a compra e a retirada acontecem praticamente juntas.

No cashless pré-pago, o transacionado fica acima do consumido durante o evento. As pessoas carregaram crédito que ainda não gastaram. Essa diferença é consumo em potencial, e ela aparece como folga no painel.

No pós-pago a relação se inverte: o consumo fica acima do transacionado até que as comandas sejam pagas no fechamento.

Saber qual é o comportamento esperado do seu modelo evita o susto de olhar o painel no meio da noite e interpretar como problema algo que é característica do formato.

Ponto de venda que parou de vender

Esse é o indicador mais acionável de todos, e o mais ignorado.

O painel mostra desempenho por ponto de venda e por terminal. Quando um ponto que vinha vendendo em ritmo constante simplesmente para, existe uma causa: produto esgotado, máquina com problema, operador ausente, fila que dispersou o público, ou o ponto ficou sem gente sabendo que ele existe.

Nenhuma dessas causas se resolve no dia seguinte. Todas se resolvem em dez minutos, se alguém perceber. Esse acompanhamento transforma o painel em ferramenta de operação, e não em relatório.

Desempenho por operador

O painel mostra também quem está vendendo. Isso serve para dois movimentos opostos e igualmente úteis.

Quando um vendedor está performando muito acima da média, vale mandar apoio para aquele ponto, porque ali existe demanda que uma pessoa só não consegue atender. Quando alguém está muito abaixo, vale verificar o que está acontecendo naquele posto.

É uma leitura de operação, não de controle de pessoas. O objetivo é tirar o gargalo de onde ele está.

Curva por horário e os picos

O painel traz transação e consumo por hora e por dia, o que permite ver a curva do evento se formando.

Isso serve para decisão imediata, como reposicionar equipe antes do próximo pico em vez de depois dele. E serve para a edição seguinte: sabendo em que horário o consumo concentra, você dimensiona caixa, ponto de venda e autoatendimento para o momento certo, e não para a média do evento.

Em operação de verão, com atração definida e intervalo concentrado, essa curva é a informação que evita subdimensionar exatamente a hora que mais fatura.

Produto e cardápio

O painel tem ranking de produtos, com busca por item específico, e relatórios por cardápio.

Duas leituras importam durante a operação. A primeira é o que está vendendo mais do que o previsto, porque isso antecipa ruptura de estoque. A segunda é o item que vendia bem e parou de vender, porque normalmente isso significa que ele acabou em um ponto, e não que o público perdeu interesse.

Mapa de calor e geografia da operação

Com a planta do evento configurada, o sistema produz leitura por área. Isso mostra onde o público está consumindo e, mais útil, onde ele não está.

Setor com movimento e sem consumo costuma indicar problema de posicionamento: ponto de venda escondido, distante do fluxo ou mal sinalizado. É informação que permite criar uma ação naquela área, deslocar um ponto de venda ou levar uma atração para puxar público.

Quem acessa o quê

O painel é acessado por navegador e também por smartphone, com níveis de acesso definidos pelo organizador ou pelo proprietário da casa. Isso permite que o responsável financeiro veja uma coisa, o responsável pela operação veja outra, e o dono tenha a visão completa.

Para ações administrativas no terminal, como cancelamento, estorno e reimpressão de pedido, existe uma credencial de liderança. Ou seja, nem todo operador consegue executar essas funções, o que protege a operação durante o evento.

O limite honesto deste acompanhamento

Vale dizer o que esse painel não é, para a expectativa ficar correta.

Ele acompanha venda, consumo, produto, ponto de venda, terminal, operador e horário. Ele não faz controle de insumo, não recebe entrada de nota fiscal e não calcula rendimento de matéria-prima. Essas funções são de um ERP, e quem precisa delas normalmente opera um sistema de retaguarda em paralelo.

Perguntas frequentes

O que acompanhar em tempo real durante um evento?
Total transacionado e consumido, desempenho por ponto de venda e por terminal, desempenho por operador, curva de consumo por hora, ranking de produtos e nível de estoque.

Por que transacionado e consumido mostram valores diferentes?
Porque depende do modelo. No ficha os dois tendem a se igualar. No cashless pré-pago o transacionado fica acima, porque há crédito carregado ainda não gasto. No pós-pago o consumo fica acima até o pagamento das comandas.

Dá para acompanhar o painel pelo celular?
Sim, com níveis de acesso definidos pelo organizador.

O painel avisa quando um produto está acabando?
Sim. É possível filtrar os produtos em nível crítico e priorizar a reposição.

Qualquer operador pode cancelar uma venda?
Não. Cancelamento, estorno e reimpressão exigem uma credencial de liderança.

O painel controla insumo e nota fiscal?
Não. Ele acompanha venda e estoque de produto. Entrada de nota fiscal e controle de insumo são funções de um ERP.

Quer acompanhar sua operação enquanto ela acontece?

Fale com um especialista do dpen. Na configuração da operação dá para definir a setorização, os níveis de acesso ao painel e quais indicadores a sua equipe vai acompanhar durante o evento.